Cara Membuat KK baru

Aku dari Kota Bekasi, suami dari Kabupaten Bogor, kita mau pindah ke Kota Depok dan membuat KK di sana. Sayangnya kami berdua bekerja sebagai karyawan swasta dan sulit sekali untuk mengajukan cuti. Cuti pun, yang baru bisa mengajukan hanya suami karena aku hitungannya pegawai baru. Tapi somehow kayak nggak tenang kalau minta suami urus, apalagi kalau belum di riset dulu gimana cara ngurusnya.

Akhirnya aku coba cari lewat mbah gugel, kira-kira bisa nggak ngurus dokumen KK tanpa harus datang ke RT, RW, Kelurahan, Kecamatan, Disdukcapil, dsb. Dulu ngurus surat nikah sendiri aja, berhari-hari minta ampun lamanya karena bolak-balik prosesnya (waktu itu aku masih mahasiswa jadi masih bisa ngurus sendiri secara offline begitu). Sempat mau menyerahkan ke biro jasa, tapi mahal banget ya Allah 3 juta. Orang baru menikah kan punya segudang keperluan ya, kayaknya nggak kuat kalau harus bayar segitu.

Setelah mencari dengan harapan adanya kekuatan pasca pandemi untuk mengubah seluruh lini bisnis menjadi ada via onlinenya, akhirnya ketemu lah tanda-tanda BISA ONLINE. Cuma jujur aja nyarinya susah banget, karena rasanya setiap website disdukcapil yang ada kayak banyak banget nggak aktif, maintenance, dialihkan, dsb. Jadi aku mau tulis ini di sini siapa tahu bisa bantu orang-orang yang juga mau bikin KK baru. 

Kontak Disdukcapil Depok

Berhubung aku mau pindah ke Depok, jadi pertama yang kucari adalah kontak disdukcapil Depok. Alasannya karena biasanya masing-masing instansi punya prosedur sendiri-sendiri yang agak beda. Ini kupelajari waktu ngurus dokumen nikah dulu, karena aku dan suami juga ngurus numpang nikah. Aku dari bekasi, suami dari bogor, nikah di jakarta. Ternyata masing-masing dokumen yang diperlukan beda-beda. Pelajaran yang kudapet di sini, selalu mulai tanya dulu prosedur dari daerah tujuan

Awalnya kontak yang kutemukan itu SILONDO BERMULA di nomor whatsapp +62 811-903-276
Tapi ternyata dia cuma menjawab menggunakan sistem dan tidak ada pilihan untuk bertanya terkait prosedur secara detail. Jadinya aku coba ke link yang tertera di whatsapp tersebut,
s.id/SILONDO yang mengarahkan ke website url https://silondobermula.depok.go.id/layanan/ 

Sayangnya ketika ku cari-cari diantara banyaknya pilihan kecamatan depok, ternyata kecamatan yang aku tuju justru layanannya belum ada di website itu. Tulisannya BELUM TERSEDIA. Lahhh

Akhirnya, aku coba untuk menghubungi whatsapp yang tertera di website itu 

Tapi kok ada 3 nomornya ya, bingung, jadinya aku coba satu-satu, tapi oh ternyata linknya ke nomor whatsapp yang sama haha. 

Di sana, akhirnya aku bisa bertanya seperti apa prosedur untuk pembuatan KK baru dengan kondisi suami dan istri dari daerah lainnya yang berbeda. Setelah mengirimkan pertanyaan, sekitar jam 2 siang, ternyata belum dibalas-balas. Kucoba untuk chat lagi "Halo", whatsappnya menjawab dengan template yang sama, akhirnya kucoba mengirimkan kembali pertanyaannya. 

Baru kemudian sekitar 2 hari, dibalaskan pertanyaan itu. Tulisannya seperti ini :

PINDAH DATANG

Untuk pendaftaran Layanan Pindah Datang WNI dari luar Depok, Silakan lengkapi syarat dan ikuti tahapan layanan dibawah ini:

⏺ SYARAT LAYANAN:

- Foto Asli SKPWNI (Surat Keterangan Pindah WNI)

- Foto KTPEL

- Foto Asli Kartu Keluarga Depok (sebagai KK tumpangan jika yang pindah belum berusia 17 tahun/numpang KK)

- Surat Pernyataan Alamat Tujuan https://s.id/SP-Alamat_Tujuan

⏺ TAHAPAN LAYANAN:

- Download & cetak form Syarat Layanan kemudian isi dan tandatangani.

- Foto semua persyaratan (harus asli)

- Isi form layanan online melaui Link Pendaftaran dan upload semua persyaratan (untuk mendapatkan nomor dan konfirmasi pendaftaran)

⏺ LINK PENDAFTARAN: https://s.id/SKPDatang

Waktu dan Proses Layanan Pendaftaran :

Hari : Senin - Jumat.

Jam : 08:00-14:00 WIB.

Proses Layanan : 4 (empat) hari kerja (Sabtu dan Minggu/Hari Libur Nasional tidak dihitung).

Sesuai standar pelayanan, setelah pendaftaran diterima dan persyaratan lengkap.

Catatan : Pendaftaran setelah jam 14:00 WIB masuk ke dalam antrian pendaftaran pada hari kerja berikutnya.

Salam #GISA,

Disdukcapil Kota Depok

Bersih, Mudah & Lancar.

Karena nggak pernah dengar SKPWNI jadi aku tanyakan lagi, SKPWNI ini dapatnya dari mana. Alhamdulillah dijawab (4 hari kemudian) : Dari dukcapil kota asal. Hokeh siap.

Jadilah aku mengurus SKPWNI dulu

Kontak Disdukcapil Kota Bekasi

Selanjutnya, karena aku berasal dari Kota Bekasi, jadi ku cari lah kontak disdukcapil kota bekasi. Hadeh, sama aja drama website salah, inactive, nomor-nomor yang berseliweran, membuatku pusying. Aku pun nemu beberapa nomor whatsapp yang ketika kuchat, ada yang nggak jawab atau yang jawab cuma sistem doang. 

Akhirnya melalui website https://disdukcapil.bekasikota.go.id/ ketemu nomor whatsapp disdukcapil. 

  

Kucobalah untuk menghubungi nomor itu, langsung dengan pertanyaan apakah SKPWNI bisa diajukan online. Ternyata nomor ini hanya menerima chat di jam layanan 08.00 - 14.00. Berhubung aku baru chat jam 4 sore, jadinya sistem yang membalas. Aku coba lagi besoknya dengan pertanyaan yang sama, dan alhamdulillah langsung dibalas nggak terlalu lama (sekitar 40 menit) hmm. . ini kayaknya pelayanannya mendingan nih. 

Jawabannya seperti ini :

SKPWNI

ajukan melalui aplikasi eopen yang bisa didownload 

di playstore menggunakan hp android

kemudian lakukan pendaftaran lalu masuk/login pilih pembuatan SKPWNI

Persyaratan Penerbitan SKPWNI Pindah :

- Form F-1.03 bisa didownload https://drive.google.com/drive/folders/1TQY98Z-zbfIjO4wBv5kuDkc8BHpByIZ0?usp=sharing

- KK 

- KTP keluarga yang pindah

- Bukti peristiwa kependudukan / peristiwa penting lainnya seperti, jika Kepindahan karena menikah lampirkan surat nikah dan KTP el Pasangan

NOTE: 

untuk tanggal pengambilan Pilih H+2 s.d 5 hari kerja, jika tidak bisa dicoba kembali esoknya

jika penuh coba kembali besoknya

      maksimal persyaratan yang diupload total keseluruhan 700 kb

Segera SS layar begitu pengajuan berhasil

Cek Status di fitur Status (SS Layar)

Jika tidak bisa mendaftar e-open, kaka bisa menklik button halo pamor untuk dibantu oleh petugas kami ya atau menyebutkan kelurahannya untuk kami kirimkan nomor petugas pamor kelurahannya

Dari chat itu, terlihat kalau layanan disdukcapil kota bekasi ternyata sudah berbasis aplikasi, alhamdulillah. Jadilah ku langsung download di playstore aplikasi e-OPen. Penampakannya seperti ini 

Secara tampilan, sebenarnya kurang menarik, maksudnya nggak compact gitu. Tapi secara fungsional ternyata oke juga. Yang harus dilakukan pertama daftar dulu, lalu bisa langsung masuk dan langsung cari aja apa layanan yang mau diurus. Aku pilih SKPWNI, dan di situ sudah langsung ada isian yang cukup jelas harus diisi apa, termasuk ada namanya Form Pindah Keluar. Tinggal diikuti saja.

Dari isian itu sebenernya banyak yang membingungkan, tapi nggak usah takut salah sih. Kalau aku coba isi-isi aja sesuai yang aku pahami. Targetku cuma gimana itu SKPWNI bisa terbit, kalau di KK ternyata ada kesalahan, itu bisa diajuin lagi revisinya.

Selanjutnya, muncul keterangan kalau permohonan sudah diajukan dan tinggal menunggu. Aku pilih waktu pengambilan H+2 dari tanggal permohonan. Alhamdulillah cukup cepat dari waktu pertama membuat permohonan sampai statusnya berubah jadi "Sedang dicetak" itu hanya butuh waktu sekitar 1 hari.

Di hari yang sama (H+1) ada email masuk dari Disdukcapil, yang berisi informasi bahwa dokumen yang diminta sudah diterbitkan, beserta dengan QR code untuk pencetakan

Nah sebenernya kan ada keterangan bintang (*) di pojok kiri bawah, ada 2 keterangan. Sayangnya aku terlalu fokus pada keterangan kedua yang bunyinya Pindai gambar QR Code pada Mesin ADM Terdekat untuk mencetak sehingga setelah itu aku googling untuk mencari mesin ADM terdekat (karena ketika aku coba pindah dengan QR scanner yang kupunya, itu nggak kebaca). Ketemulah mesin ADM paling dekat dari tempatku itu ada di gerai layanan publik di Mall Plaza Cibubur. Nah tapi ada drama, akan kuceritakan di bawah nanti

Kontak Disdukcapil Kabupaten Bogor

Untuk kabupaten bogor, cukup simple mencari website resminya. Urlnya di https://disdukcapil.bogorkab.go.id/

Cuma masalahnya nggak ketemu-ketemu nomor whatsappnya atau gimana pengajuan SKPWNInya, sampai akhirnya ketemulah page yang menyatakan kalau SKPWNI bisa diurus melalui email ke dukcapil.pindat.kab.bogor@gmail.com

Kupikir, oke mungkin yang kali ini nggak ada nomor whatsapp. Langsung kucoba aja email. Aku nggak nunggu suami karena dia pasti sibuk dan kemungkinan ditunda-tunda emailnya, udah gitu aku yang cari informasinya dari awal, kalau ngejelasin lagi nanti panjang. Jadi mending dia terima jadi aja.

Kuhubungilah dari email itu, dengan pertanyaan "Bagaimana prosedur untuk Pecah KK". Alhamdulillah dijawab nggak lama (sekitar 1,5 jam kemudian) dia tanyakan pindah darimana ke mana. Setelah menyatakan dari kabupaten bogor ke depok, dia balas lagi (pokoknya alhamdulillah cepet balesnya) dan meminta untuk mengisi Form Pindah Keluar. Formnya serupa dengan yang dikasih Disdukcapil Kota Bekasi. 

Untuk mempersingkat waktu, jadilah kuisikan formnya dan dia tinggal tanda tangan. Setelahnya segera kukirimkan balik beserta dokumen yang diminta (KK dan KTP) tapi kutambahkan Akta Nikah juga. Untuk jaga-jaga karena di bekasi diminta untuk menyertakan dokumen pendukung tentang kejadian istimewa. Meskipun di bogor nggak diminta tetap kusertakan. 

Setelah emailnya terkirim, dijawab keesokan harinya bahwa dokumen "Sedang Diproses". Setelah itu aku tanyakan lagi tentang bagaimana cara follow up status proses dokumen. Nggak dijawab lagi tapi nggak lama setelahnya ada email masuk persis sama dengan yang kuterima dari Disdukcapil Bekasi berupa QR Code. Sangat-sangat cepat prosesnya. 

Alhamdulillah SKPWNI sudah diurus keduanya, tapi belum ada foto dokumen SKPWNInya (baru ada nomor). Karena dipikir untuk mendapatkan dokumennya harus dicetak, jadilah kami rencanakan untuk pergi ke mesin ADM terdekat.

Pencetakan Dokumen

Setelah semua dokumen SKPWNI sudah diajukan online dan sudah siap, akhirnya aku ke gerai Disdukcapil di Mall Plaza Cibubur untuk pencetakan. Itu harus di jam kerja ya, untungnya waktu itu aku punya waktu untuk kesana sebentar, aku incer yang paling pagi banget pokoknya harus antrian pertama. 

Sesampai di sana, aku langsung minta untuk cetak SKPWNI yang sudah kuajukan online. Eh tiba-tiba ibunya kayak, nggak ramah gitu sih, kayak "lah kok ke sini Mbak, kenapa nggak ke kecamatan?" gitu deh. Aku jelasin ke ibunya kalau ada perintah untuk pindah QR code di mesin ADM. Ibunya kayak tetep nggak ramah gitu, kata ibunya itu bukan di sini. 

Untungnya ada ibu satu lagi, dia nanya lebih baik lah dari ibu yang satu tadi. Ditanya prosesnya sudah ngelakuin apa aja. Lalu kujelasin kalau sudah mengajukan secara online dan muncullah email QR code. Dari situ ibunya bilang, "ini di klik aja QRnya Bu" dan tadaaa.. muncullah dokumen SKPWNI wkwk.. Ternyata oh ternyata, di klik QR code nya saudara-saudara. Konsepnya langka sekali aku tidak nyangkaaa

Jadilah ku tidak jadi cetak di situ. Ibunya berpesan, bahwa sekarang masyarakat sudah bisa cetak secara mandiri untuk memudahkan, baik itu SKPWNI, KK, Akta, dsb. Cetaknya di kertas A4 80 gram. Oke lah. Tapi karena dari QR Code tadi sudah bisa keluar dokumen PDF, akhirnya aku tidak jadi cetak. Aku cukup tanda tangan secara digital, kemudian selesai.

Selanjutnya tinggal pengajuan KK di Depok, kembali lagi ke kontak Disdukcapil Kota Depok.

Pengajuan KK Kota Depok

Aku kembali lagi ke chat whatsapp tentang prosedur pengajuan KK, ku copy lagi di sini ya supaya nggak scrolling-scrolling.

PINDAH DATANG

Untuk pendaftaran Layanan Pindah Datang WNI dari luar Depok, Silakan lengkapi syarat dan ikuti tahapan layanan dibawah ini:

⏺ SYARAT LAYANAN:

- Foto Asli SKPWNI (Surat Keterangan Pindah WNI)

- Foto KTPEL

- Foto Asli Kartu Keluarga Depok (sebagai KK tumpangan jika yang pindah belum berusia 17 tahun/numpang KK)

- Surat Pernyataan Alamat Tujuan https://s.id/SP-Alamat_Tujuan

⏺ TAHAPAN LAYANAN:

- Download & cetak form Syarat Layanan kemudian isi dan tandatangani.

- Foto semua persyaratan (harus asli)

- Isi form layanan online melaui Link Pendaftaran dan upload semua persyaratan (untuk mendapatkan nomor dan konfirmasi pendaftaran)

⏺ LINK PENDAFTARAN: https://s.id/SKPDatang

Waktu dan Proses Layanan Pendaftaran :

Hari : Senin - Jumat.

Jam : 08:00-14:00 WIB.

Proses Layanan : 4 (empat) hari kerja (Sabtu dan Minggu/Hari Libur Nasional tidak dihitung).

Sesuai standar pelayanan, setelah pendaftaran diterima dan persyaratan lengkap.

Catatan : Pendaftaran setelah jam 14:00 WIB masuk ke dalam antrian pendaftaran pada hari kerja berikutnya.

Salam #GISA,

Disdukcapil Kota Depok

Bersih, Mudah & Lancar.

Tinggal satu lagi yang perlu diisi yaitu Surat Pernyataan Alamat Tujuan https://s.id/SP-Alamat_Tujuan 

cukup diisi aja sesuai isiannya, kalau ada yang bingung, diisi sebisanya. Kalau aku, di formulir Surat Pernyataan Alamat Tujuan punya suami, itu aku centang Membuat KK Baru sebagai kepala keluarga, sementara di formulirku aku tulis sebagai anggota keluarga dengan menumpang pada kepala keluarga dan ku tulis data suami.

Oke, jadi setelah dokumennya lengkap, aku perlu ke LINK PENDAFTARAN. Nah tapi anehnya pas kubuka kosong nih, ku pikir apa ada yang salah. Tapi waktu aku coba akses ke link s.id/SKPDatang lewat hp, ternyata bisa. Oh, ternyata ga bisa lewat laptop/komputer saudara, harus lewat HP! Yasudahlah. akhirnya ku isi data-datanya lewat HP.

Kemudian setelah oke, aku kirim, lalu disuruh whatsapp ke suatu nomor. Aku whatsapp ke nomor ini +62 858-9024-2414 sesuai template yang sudah dibuatkan oleh aplikasi SKPDatang tadi.

Penerbitan KK Baru

Hampir seminggu kemudian, nomor yang tadi akhirnya mengirimkan chat whatsapp berupa link google drive. Ketika di klik, muncullah dokumen KK yang sudah diajukan. Ketika kutunjukkin suami, dia langsung teriak heboh haha mungkin rasanya nggak percaya aja dia udah jadi kepala keluarga.

Lucunya, mungkin karena kita mengajukannya dua form (aku dan suami) link yang dikasih juga dua. agak panik kirain dibuat 2 KK tapi alhamdulillah isinya sama.

Cuma dari KK tadi ada beberapa hal yang informasinya masih salah. Alhamdulillah info salah itu bisa langsung diminta revisi di whatsapp tadi. 

Pencetakan KTP Baru (?)

Setelah minta revisi data, lalu tiba-tiba muncul pemberitahuan untuk dapat mengambil KTP Depok di Disdukcapil dengan menyertakan berkas-berkas asli yang sudah disubmit secara digital sebelumnya. Pemberitahuan itu menyuruh untuk datang BESOK di jam yang sudah ditentukan. Panik, bingung, tapi excited juga. Padahal nggak mengajukan permohonan KTP tapi ternyata otomatis dibuatkan KTP. 

Untungnya disdukcapil buka dari jam 8, sementara aku harus ngantor jam 9. Masih bisa dikejar karena dukcapil depok sangat dekat dengan stasiun, bisa langsung naik kereta. Harapannya cuma, semoga dukcapil benar-benar buka jam 8 pas, nggak molor. Akhirnya kami kesana pagi-pagi sekitar jam 8 kurang 20 menit sudah sampai. Para pegawai masih apel pagi. Jam 8 kurang 10 kami sudah bisa memasuki area dan langsung ke gedung parkir. Agak bingung karena ada mesin karcis tapi ngga keluar karcis ternyata memang nggak bayar.

gedung parkir ada di bagian pojok sementara gedung dukcapil (Gedung Dibaleka II) ada di pojok lainnya. Tapi kami jalan kaki nggak terlalu lama, 5 menit sampai. Langsung tanya orang dan dengan cepat menemukan Loket Pindah Datang (tertulis dengan jelas di loketnya dan ada beberapa kursi). Lihat jam, sudah pukul 7.58. Seharusnya 2 menit lagi buka. Kami antrian pertama.

Jam 8 pas, gorden digeser dan loket dibuka. Petugasnya langsung bertanya tujuan kami, dan langsung ku jawab mau ambil KTP berdasarkan permintaan admin whatsapp dukcapil. Mbaknya minta untuk lihat chatnya, setelah itu langsung minta berkas yang diminta untuk dibawa. Kami sudah siapkan dan langsung diserahkan ke mbak tersebut. Setelahnya KTP Baru sudah dalam keadaan tercetak dan langsung diberikan kepada kami. 

Saking cepatnya saya sempat melongo dulu. udah, gitu aja? saya pastikan lagi "Mbak, ini sudah?", dijawab "Iya sudah". Kami lihat jam dan saat itu jam 8.02. Total hanya 2 menit sudah selesai. Akkh mantap! Kami lihat-lihat lagi KTP mulus itu. Finally officially depokers!

Penerbitan KK Baru. Part 2

Sudah dapat KTP tapi KKnya malah belum. Setelah beberapa hari nggak ada kabar lagi, ku follow up ke nomor admin dukcapil dan kutanyakan bagaimana kelanjutan KKnya. Adminnya menjawab "akan segera kami periksa" dan dua hari kemudian lewat whatsapp dikirimkanlah KK baru tersebut dalam bentuk PDF. Mammamia yeeyyy

Untuk KK tersebut bisa dicetak secara mandiri di kertas HVS ukuran A4 80 gram.

Jadi itu saja untuk perjalanan penerbitan KK (dan KTP) semoga bermanfaat!